自治会の役員になると、行事の準備や運営だけでなく、活動内容をまとめる「活動報告書」の作成も大切な仕事になります。
しかし、
・何を書けばよいのかわからない
・毎年同じような文章になってしまう
・仕事や家事で忙しく、作成する時間がない
・パソコンで文章をまとめるのが苦手
と感じている方も多いのではないでしょうか。
そんなときに役立つのがChatGPTです。
活動内容を入力するだけで、活動報告書のたたき台を短時間で作成できます。
今回は、自治会の活動報告書作成に役立つChatGPTの活用方法と、すぐに使えるプロンプトをご紹介します。
活動報告書作成は意外と大変
自治会では一年を通してさまざまな活動を行います。
例えば、
・自治会総会
・地域清掃活動
・防災訓練
・夏祭り
・敬老会
・環境美化活動
・餅つき大会
などです。
これらの活動を総会資料としてまとめる際、
「どのように文章を書けばよいのだろう？」
と悩むことがあります。
特に役員を初めて担当する方にとっては、活動報告書の作成は大きな負担になりがちです。
ChatGPTなら活動内容を文章にまとめてくれる
ChatGPTは、入力した情報をもとに文章を作成してくれるAIです。
例えば、
・活動名
・実施日
・参加人数
・活動内容
などを入力するだけで、活動報告書の文章を作成できます。
もちろん、そのまま使用するのではなく内容の確認は必要ですが、ゼロから文章を書くよりも大幅に時間を短縮できます。
まずは基本のプロンプトを使ってみよう
活動報告書を作るときは、次のプロンプトを利用してみてください。
活動報告書作成プロンプト
あなたは自治会事務局の担当者です。
【活動名】
〇〇
【実施日時】
〇〇年〇〇月〇〇日
【実施場所】
〇〇
【参加人数】
〇〇人
【活動内容】
〇〇〇〇
【成果】
〇〇〇〇
【課題】
〇〇〇〇
【条件】
・総会資料向け
・丁寧な文体
・読みやすい文章
・500文字程度
・見出し付き
このプロンプトを使えば、総会資料向けの活動報告書を簡単に作成できます。
年間事業報告書も作成できる
総会では、一年間の活動をまとめた事業報告書が必要になることがあります。
その場合は次のように依頼します。
年間事業報告書作成プロンプト
あなたは自治会事務局長です。 自治会総会に提出する年間事業報告書を作成してください。
【自治会名】
〇〇自治会
【年度】
〇〇年度
【実施事業】
・総会
・清掃活動
・防災訓練
・夏祭り
・敬老会
【条件】
・総会資料向け
・時系列で整理する
・見出しを付ける
・A4用紙2ページ程度
清掃活動や防災訓練にも活用できる
活動ごとに専用のプロンプトを用意しておくと便利です。
例えば、
清掃活動報告書
・実施日
・参加人数
・清掃場所
・回収したごみ
を入力するだけで報告書が作れます。
防災訓練報告書
・訓練日時
・会場
・参加人数
・訓練内容
を入力するだけで、読みやすい報告書を作成できます。
夏祭りの報告書にも便利
自治会最大のイベントである夏祭り。
開催後には、
・参加人数
・出店内容
・盆踊り
・来場者の感想
などをまとめる必要があります。
ChatGPTを活用すれば、地域交流の様子が伝わる報告書を効率よく作成できます。
ChatGPTを利用するときの注意点
便利なChatGPTですが、次の点には注意しましょう。
日時や人数は必ず確認する
ChatGPTは実際の活動を知っているわけではありません。
入力した内容をもとに文章を作成するため、日時や参加人数は必ず確認しましょう。
個人情報は入力しない
氏名や住所、電話番号などの個人情報は入力しないようにしましょう。
最終確認は人が行う
活動報告書は自治会の正式な資料になることがあります。
完成した文章は必ず役員会などで確認することが大切です。
まとめ
自治会の活動報告書作成は、毎年のように発生する重要な業務です。
しかし、文章を一から考えるのは意外と大変です。
ChatGPTを活用すれば、
・文書作成時間の短縮
・表現の統一
・役員の負担軽減
につながります。
特に初めて自治会役員を担当する方にとっては、大きな助けになるでしょう。
ぜひ一度、活動報告書作成にChatGPTを活用してみてください。
きっと自治会運営の負担軽減につながるはずです。
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