2026年を迎えましたね。
この時期になると、いよいよ新しい年度の役員決めが始まりますね。「私に務まるかしら」「パソコンが苦手だから迷惑をかけるかも……」と、不安な気持ちでいっぱいの新任役員候補の方も多いのではないでしょうか。
でも、安心してください。今の時代、すべての資料を完璧に一人で作り上げる必要はありません。便利なツールや「AI（人工知能）」を少し味方につけるだけで、役員の仕事はぐっと楽に、そして楽しくなります。
今回は、役員を初めて受ける方の不安を少しでも取り除けるよう、最低限必要なパソコンスキルと、魔法のように仕事が捗る「AIへの頼み方」をまとめました。
1. 1年間で必要になる「4つのパソコンスキル」
町内会の仕事は「前任者のデータの修正」が中心です。ゼロから作る必要はありません。
| 分 類 | 必要なスキルレベル | 主な用途 |
| Word | 文字の入力・消去・上書きができる | 回覧板、総会資料、イベント案内 |
| Excel | セルに数字や名前を入力できる | 名簿の更新、収支報告 （計算は自動設定が多い） |
| メール/LINE | 添付ファイルを開ける・送れる | 役員間での資料共有、市役所への提出 |
| 印刷 | PDF保存やプリンター出力ができる | 配布物の作成 |
「体裁よりも正確さ」が大事 デザインに凝る必要はありません。前任者のファイルをコピーして、日付と内容だけ書き換える「上書き保存」のやり方を教えるのが一番の近道です。
2. 負担を半分にする「AI活用法」
最近のAI（ChatGPTなど）は、文章作成の「下書き」に最適です。役員の皆さんが一番苦労する「言葉選び」を肩代わりしてくれます。
① 挨拶文・案内文の作成
「夏祭りの案内を出したいけれど、失礼のない文章が思いつかない」という時に、AIに条件を伝えるだけで下書きが完成します。
入力例（プロンプト）
「町内会の会長として、10月の防災訓練の案内文を書いて。場所は小学校の校庭、時間は10時からです。参加を呼びかける温かい文章にして。」
② 長い資料の要約
市役所や連合会等から届く難しい資料をAIに読み込ませて、「3行でまとめて」と頼むと、要点をすぐ把握できます。
③ ポスターのアイデア出し
「敬老会の出し物、何がいいかな？」と相談すれば、予算や年齢層に合わせたアイデアを数秒で5〜10個出してくれます。
3. デジタル化を成功させる「3つの心得」
初めての方に伝えておきたい、心理的なアドバイスです。
Ａ．「AIは秘書」だと考える
AIが出した答えが100点である必要はありません。60点の回答をAIに出させて、それを人間が直すのが一番効率的です。
B．紙とデジタルの「二刀流」でいい
「全部パソコンでやらなきゃ」と思うと挫折します。メモは手書き、清書はパソコン、と使い分けるよう勧めてください。
Ｃ．わからない時は「検索」より「相談」
今のAIは、パソコンの操作方法（例：「エクセルで合計を出す方法を教えて」）も丁寧に教えてくれます。
最初は戸惑うかもしれませんが、今のパソコンやAIは昔ほど難しくありません。『楽をするために道具を使う』という気持ちで、まずは触ってみてください。
町内会・自治会役員のための「AI質問テンプレート集」
①. 行事の案内文を作りたいとき（回覧板・掲示板用）
一番よく使うテンプレートです。AIに「骨組み」を作らせます。
コピー用文章
地域の[行事名：例 夏祭り]の案内文を、町内会の回覧板用に作成してください。 以下の情報を盛り込んで、住民が参加したくなるような、親しみやすく丁寧な文章にしてください。 ・日時：[〇月〇日 〇時〜] ・場所：[〇〇公園] ・内容：[例：お菓子配り、盆踊り] ・持ち物：[例：飲み物、帽子] ・締め切り：[〇月〇日]
②．会議の議事録をまとめたいとき
バラバラにメモした内容を、AIに整えてもらいます。
コピー用文章
以下の箇条書きのメモを元に、町内会役員会の「議事録」を作成してください。 【メモ内容】 ・[例：出席者は5名] ・[例：次回の清掃活動は5月10日に決定] ・[例：ゴミステーションのカラス対策について議論、ネットを新調することになった] ・[例：予算案は全員一致で承認]
③．難しい通知をわかりやすくしたいとき
市役所などから届く堅苦しい文章を、住民向けに噛み砕くときに使います。
コピー用文章
以下の文章は少し表現が難しいので、近所の高齢者や子供がいる世帯にも伝わるように、わかりやすく要約して書き直してください。 【原文】 [ここに市役所などからの難しい文章を貼り付け]
④．お祝い・感謝の挨拶を考えたいとき（総会・敬老会など）
人前で話す内容に困ったときの「下書き」になります。
コピー用文章
[行事名：例 新年総会]で、役員として挨拶をすることになりました。 [3分]程度で話せる、誠実で温かい挨拶文を考えてください。 盛り込みたい内容：[例：日頃の協力への感謝、新任の意気込み、地域の安全について]
⑤．役員の負担を減らすアイデアが欲しいとき
「どうすればいいか」のヒントをもらいます。
コピー用文章
町内会の[例：清掃活動]の参加者が減っていて困っています。 参加者の負担を減らしつつ、若い世代も参加しやすくなるような工夫やアイデアを5つ提案してください。
パソコン作業を楽にする「ちょこっとヒント」
Ａ．「音声入力」を勧める
キーボードが苦手なら、スマホやPCの音声入力を使ってAIに話しかければいい、と伝えてください。
Ｂ．「やり直し」を頼む
AIが出した回答が少し硬すぎたら、「もっと短くして」「もっと柔らかい言葉にして」と追加で頼めば、何度でも書き直してくれます。
Ｃ．「メールの返信」も任せる
「〇〇さんへ、資料を受け取った旨の丁寧な返信メールを書いて」と頼むだけで、礼儀正しい文章が完成します。
役員という仕事は、確かに手間がかかる場面もあります。しかし、活動を通じて地域の課題が見えてきたり、新しい仲間ができたりと、やってみたからこそ得られる「つながり」もたくさんあります。
「最新の技術を使うのは難しそう」と感じるかもしれませんが、大切なのは完璧を目指すことではなく、今の時代に合った道具を使って、少しでも自分たちの負担を減らし、笑顔で活動を続けることです。
もし操作に迷ったら、いつでも周りのベテランや、今回ご紹介したAIに相談してみてください。
新しい役員の皆さんが、肩の力を抜いて、実りある1年を過ごせることを心から応援しています。
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