パソコンで作成した資料の管理
パソコンを使い始めて、今まで手書きで作っていた資料をワードやエクセルで作り始めると徐々に資料が増えてきます。
そうすると、増えてきた資料の管理が大事になってきます。
パソコンを使って資料を作ることのメリットとは
手書きの資料はその保存が大変です。
ファイルに閉じて、溜まってきたら段ボール箱に詰めて倉庫に保存します。
そして、昔の資料が必要になれば、倉庫から探し出すことになります。
パソコンで作れば、数年あるいは数十年分の資料が小さな機器の中に納まりますので管理が楽になります。
古い資料も直ぐに探し出すことができます。
また、以前作った資料を基に新しく資料を作ることも簡単にできるのも便利です。
他の人と資料を共有できるのもメリットです。
デメリットとしては、一瞬にして資料が消えてしまうこともあります。
使っているパソコンが壊れたら、その中の資料を見るのはとても難しくなるでしょう。
パソコンを使うときに気をつけること
パソコンの操作も大事ですが、作成した資料の管理とバックアップ（資料の保全）も大事になってきます。
資料の管理の方法
ワードやエクセルで作った資料を保存する時に名前を付けます。
この名前をつける時に工夫する必要があると思います。
最初は誰でもコツがわからず、思いつくままの名前で付けていると思います。
でも、気が付けば多くの似たような名前の資料が増えてきます。
それを防ぐためには、一定のルールを決めておくことです。
目的の資料がどこにあるか探す場合も、名前を工夫することでわかりやすくなります。
とは言っても、この名前も後から変更できるので難しく考える必要はありません。
始めは、自分でわかるように名前を付けておいても良いでしょう。
フォルダの管理
資料をパソコンに保存する場合、フォルダを使って整理します。
このフォルダの管理も大切になります。
作業の内容別や年代別など、整理しやすい形にしておきます。
このフォルダの名前も後で変更できます。
資料のバックアップ
バックアップも方法はいくつかあります。
USBメモリー
DVD
外付けのハードディスク
クラウドサービス
資料を一ヶ所だけでなく複数の場所に保存することが大事です。
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