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Excel 2019 18.簡単にできるExcelデータ入力のコツ シニアからのパソコン

Excel 2019 18.簡単にできるExcelデータ入力のコツ シニアからのパソコン

Excelのデータ入力は、正確さと効率性が求められます。基本的なテクニックを学ぶことで、初心者でもスムーズにデータを入力できるようになります。

ここでは、シニアの方でも簡単に実践できる基本的なテクニックを詳しく説明します。

A. ショートカットキーの活用

Excelには多くのショートカットキーがあり、これを使うとマウス操作を減らして入力作業をスピードアップできます。いくつかの便利なショートカットキーを紹介します。

・セルの編集

「F2」を押すと、選択しているセルの内容を編集モードに切り替えられます。

セルの編集

・セルのコピー

「Ctrl + C」で選択したセルをコピーし、「Ctrl + V」で貼り付けます。

Ctrl
C
Ctrl
V

・セルの切り取り

「Ctrl + X」で選択したセルを切り取り、「Ctrl + V」で貼り付けます。

Ctrl
X
Ctrl
V

・セルの選択

「Shift + 矢印キー」を使うと、連続するセルを選択できます。

Shift
矢印

・列全体の選択

「Ctrl + Space」を押すと、現在の列全体が選択されます。

Ctrl
Space

・行全体の選択

「Shift + Space」を押すと、現在の行全体が選択されます。(半角入力)

Shift
Space

これらのショートカットキーを覚えると、マウスを使わずに効率よく操作できるようになります。

B. オートフィル機能の使い方

オートフィル機能は、連続したデータを自動的に入力するのに便利です。

例えば、連続した数値や日付、曜日などを入力する場合に役立ちます。使い方は簡単です。

・連続した数値の入力

例えば「1」と「2」を入力し、両方のセルを選択します。右下に表示される小さな四角(フィルハンドル)をドラッグすると、連続した数値が自動的に入力されます。

連続した数値の入力
連続した数値の入力

・曜日の入力

「月曜日」と入力し、フィルハンドルをドラッグすると、「火曜日」「水曜日」などが自動的に入力されます。

曜日の入力
曜日の入力

・日付の入力

「2024/1/1」と入力し、フィルハンドルをドラッグすると、翌日以降の日付が連続して入力されます。

日付の入力
日付の入力

オートフィル機能を使うと、大量のデータを短時間で入力できます。

C. データの整列とフィルタリング

大量のデータを扱う場合、必要な情報を素早く見つけるためにデータの整列とフィルタリングが役立ちます。

・データの整列

データを昇順や降順に並べ替えることで、特定の順序でデータを整理できます。例えば、数値の小さい順や大きい順に並べ替えたり、アルファベット順に並べ替えたりできます。列の見出しをクリックし、「データ」タブの「並べ替え」ボタンをクリックして設定します。

データの整列
データの整列
データの整列

・データのフィルタリング

フィルタ機能を使えば、特定の条件に一致するデータだけを表示できます。例えば、特定の値を含む行だけを表示したり、特定の範囲の値を表示したりできます。列の見出しをクリックし、「データ」タブの「フィルタ」ボタンをクリックしてフィルタを適用します。

データのフィルタリング
データのフィルタリング
データのフィルタリング
データのフィルタリング
データのフィルタリング
データのフィルタリング

これらの機能を活用することで、データの検索や整理が簡単になります。

基本的なテクニックをマスターすることで、Excelのデータ入力がスムーズに進みます。ショートカットキーの活用、オートフィル機能の使い方、データの整列とフィルタリングを覚えることで、効率的に作業を進めることができます。これらのテクニックを使いこなして、Excelをより便利に活用しましょう。

ミスを減らすテクニック チャレンジしてみよう

Excelでのデータ入力においてミスを減らすことは非常に重要です。

データの正確性を保つために、いくつかの中級テクニックを活用しましょう。ここでは、データ検証、条件付き書式について詳しく説明します。

パソコン初心者のシニアの皆さんには、少し難しく感じるかもしれませんが、時間がある時にチャレンジしてみてください。

1. データ検証の設定

データ検証を設定することで、入力するデータの形式や範囲を制限し、入力ミスを防ぐことができます。例えば、特定のセルには数値のみを入力させたり、リストから選択させたりすることができます。

数値の入力制限

数値のみを入力させたいセル範囲を選択し、「データ」タブの「データツール」グループから「データの入力規則」を選びます。「条件」を「整数」に設定し、最小値と最大値を入力します。これで、指定した範囲内の数値のみが入力可能になります。

・数値の入力制限を設定する手順

①.セル範囲の選択

数値の入力を制限したいセル範囲を選択します。例えば、A1からA10までのセルに制限を設定したい場合、これらのセルを選択します。

セル範囲の選択

②.データの入力規則を開く

「データ」タブをクリックし、「データツール」グループの中にある「データの入力規則」ボタンをクリックします。

データの入力規則を開く

③.データの入力規則の設定

 「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます。「設定」タブを選択します

データの入力規則の設定

 「条件」のドロップダウンメニューから「整数」を選びます。これにより、整数のみを入力できるようになります。

データの入力規則の設定

最小値と最大値の範囲を設定します。例えば、1から100までの数値のみを許可する場合は、最小値に「1」、最大値に「100」と入力します。

データの入力規則の設定

「OK」ボタンをクリックして設定を完了します。

データの入力規則の設定

④.エラーメッセージの設定

「エラーメッセージ」タブをクリックします。ここでは、不正なデータが入力されたときに表示されるメッセージを設定できます。

エラーメッセージの設定

「エラーメッセージの表示をする」にチェックを入れ、タイトルとメッセージを入力します。例えば、タイトルを「入力エラー」、メッセージを「1から100の整数のみ入力してください」とします。

エラーメッセージの設定

・設定の完了

「OK」ボタンをクリックして設定を完了します。

設定の完了
設定の完了

数値の入力制限の応用

数値の入力制限を活用することで、特定の条件に応じた入力制限を設定することもできます。

・小数点を含む数値の制限

「整数」ではなく「小数」を選び、範囲を設定することで、小数点を含む数値の入力を制限できます。例えば、0.5から10.5までの範囲に制限することができます。

小数点を含む数値の制限

・特定の数式を用いた制限

「条件」を「ユーザー設定」に設定し、数式を使って入力を制限することもできます。例えば、「=AND(A1>=1, A1<=100)」という数式を使えば、セルA1に1から100の範囲内の数値のみを許可することができます。

特定の数式を用いた制限

数値の入力制限を設定することで、特定の範囲内の数値のみを入力させることができ、データの正確性を保つことができます。この機能を活用して、入力ミスを防ぎ、データ管理を効率的に行いましょう。数値の入力制限を適切に設定することで、Excelでのデータ入力がより安全で正確になります。

リストからの選択

特定のリストから選択させたい場合は、「データの入力規則」を選び、「条件」を「リスト」に設定し、リストの元データを指定します。例えば、月曜日から金曜日までの曜日をリストとして設定できます。

リストからの選択を設定する手順

①.セル範囲の選択

リストからの選択を設定したいセル範囲を選択します。例えば、A1からA10までのセルに設定したい場合、これらのセルを選択します。

セル範囲の選択

②.データの入力規則を開く

「データ」タブをクリックし、「データツール」グループの中にある「データの入力規則」ボタンをクリックします。

データの入力規則を開く

③.データの入力規則の設定

「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます。「設定」タブを選択します。

「条件」のドロップダウンメニューから「リスト」を選びます。

データの入力規則の設定

④.リストの元データの設定

 「元の値」ボックスに、選択肢をカンマで区切って入力します。例えば、曜日のリストを設定する場合は「月曜日,火曜日,水曜日,木曜日,金曜日」と入力します。

リストの元データの設定

 もしくは、別のセル範囲をリストとして使用することもできます。例えば、別のシートにリストを作成し、その範囲を「元の値」に指定します。元データがシート2のB1からB5にある場合、「=シート2!$B$1:$B$5」と入力します。

リストの元データの設定
リストの元データの設定

⑤.入力メッセージの設定(オプション)

「入力メッセージ」タブをクリックし、チェックボックス「セルを選択するときに入力メッセージを表示する」をオンにします。

 メッセージを設定し、ユーザーがセルを選択したときに表示されるようにします。例えば、タイトルを「選択肢」、メッセージを「曜日を選択してください」と設定します。

⑤.入力メッセージの設定(オプション)

⑥.エラーメッセージの設定(オプション)

「エラーメッセージ」タブをクリックし、チェックボックス「無効なデータが入力された場合にエラーメッセージを表示する」をオンにします。

メッセージを設定し、不正なデータが入力されたときに表示されるようにします。例えば、タイトルを「入力エラー」、メッセージを「リストにある曜日を選択してください」と設定します。

エラーメッセージの設定(オプション)

リストからの選択を設定することで、入力ミスを防ぎ、データの一貫性を保つことができます。選択肢をあらかじめ設定することで、ユーザーが正確に入力できるようになります。これにより、データ管理が効率的に行えるようになり、Excelの利用がさらに便利になります。

エラーメッセージの設定

不正なデータが入力された場合に表示するエラーメッセージを設定することで、ユーザーに具体的な指示を提供できます。「エラーメッセージ」タブでメッセージを設定します。

エラーメッセージの種類を選択します。種類には以下の3つがあります。

 ・停止

不正なデータが入力された場合、ユーザーは入力を修正するまで先に進むことができません。最も厳しい警告です。

・警告

不正なデータが入力された場合、ユーザーに警告が表示されますが、入力を続行することもできます。

・情報

情報メッセージが表示されますが、入力の続行が許可されます。ユーザーに軽い注意を促すのに適しています。

エラーメッセージの種類

エラーメッセージの活用方法

エラーメッセージを活用することで、様々なシナリオでデータの正確性を保つことができます。

・数値入力の制限

特定の範囲内の数値のみを許可する場合。

・文字列入力の制限

特定の文字列のみを許可する場合。

・日付入力の制限

特定の範囲内の日付のみを許可する場合。

エラーメッセージを設定することで、入力ミスを防ぎ、データの正確性を保つことができます。ユーザーに具体的なエラーメッセージを提供することで、誤入力を即座に修正させることができます。これにより、データ管理が効率的に行えるようになり、Excelの利用がさらに便利になります。

2. 条件付き書式の利用

条件付き書式を使うと、特定の条件に一致するセルの書式を自動的に変更することができます。これにより、データの視覚的な整理がしやすくなり、ミスを減らすことができます。

特定の値の強調表示

例えば、数値が100以上のセルを赤色にしたい場合、該当するセル範囲を選択し、「ホーム」タブの「条件付き書式」から「セルの強調表示ルール」を選び、「指定の値に等しい」または「指定の値より大きい」を選択します。

 Excelの条件付き書式を使うと、特定の値を強調表示することができます。これにより、重要なデータや異常値を視覚的に目立たせることができ、データの分析や確認が容易になります。以下に、特定の値を強調表示する手順を詳しく説明します。

特定の値の強調表示を設定する手順

①.セル範囲の選択

強調表示を設定したいセル範囲を選択します。例えば、A1からA10までのセルに設定したい場合、これらのセルを選択します。

セル範囲の選択

②.条件付き書式を開く

「ホーム」タブをクリックし、「スタイル」グループの中にある「条件付き書式」ボタンをクリックします。

条件付き書式を開く

③.ルールの選択

ドロップダウンメニューから「セルの強調表示ルール」を選択し、さらに「指定の値に等しい」を選びます。

ルールの選択

④.条件と書式の設定

「指定の値に等しい」ダイアログボックスが表示されます。

 条件として強調表示したい値を入力します。例えば、「100」と入力します。

 次に、書式を設定します。デフォルトでは、強調表示の書式が赤色の背景色になりますが、「書式のカスタマイズ」をクリックして、他の色や書式を選択することもできます。

条件と書式の設定
条件と書式の設定
条件と書式の設定

・フォントの色

 文字の色を変更します。

・背景色

セルの背景色を変更します。

・罫線

セルの罫線を設定します。

⑤.設定の完了

 「OK」ボタンをクリックして設定を完了します。

設定の完了

条件付き書式の応用

条件付き書式を利用することで、特定の条件に基づいてセルの書式を自動的に変更できます。以下にいくつかの応用例を示します。

指定の範囲内の値の強調表示

例えば、セルの値が50以上100以下の場合に強調表示する設定を行います。「セルの強調表示ルール」から「指定の値の範囲」を選び、最小値と最大値を入力します。

指定の範囲内の値の強調表示
指定の範囲内の値の強調表示
指定の範囲内の値の強調表示

・テキストの強調表示

例えば、「重要」というテキストを含むセルを強調表示する設定を行います。「セルの強調表示ルール」から「文字列」を選び、「重要」と入力します。

テキストの強調表示
テキストの強調表示
テキストの強調表示

・日付の強調表示

例えば、今日の日付を含むセルを強調表示する設定を行います。「セルの強調表示ルール」から「日付」を選び、「今日」と入力します。

日付の強調表示
日付の強調表示
日付の強調表示

重複データの強調表示

同じ値が重複しているセルを強調表示することで、入力ミスを発見しやすくなります。「条件付き書式」から「重複する値」を選び、強調表示の書式を設定します。

Excelの条件付き書式を使って、重複データを強調表示することができます。これにより、同じデータが複数回入力されている場合に視覚的に認識しやすくなります。重複データの強調表示は、データの整合性を保つために非常に有用です。以下に、重複データの強調表示を設定する手順を詳しく説明します。

重複データの強調表示を設定する手順

①.セル範囲の選択

重複データを強調表示したいセル範囲を選択します。例えば、A1からA10までのセルに設定したい場合、これらのセルを選択します。

セル範囲の選択

②.条件付き書式を開く

 「ホーム」タブをクリックし、「スタイル」グループの中にある「条件付き書式」ボタンをクリックします。

セル範囲の選択

③.重複データのルールを選択

ドロップダウンメニューから「セルの強調表示ルール」を選択し、さらに「重複値」を選びます。

重複データのルールを選択

④.条件と書式の設定

「重複値」ダイアログボックスが表示されます。

「重複」を選択し、書式を設定します。デフォルトでは、重複データの書式が赤色の背景色になりますが、「書式のカスタマイズ」をクリックして、他の色や書式を選択することもできます。

・フォントの色

文字の色を変更します。

・ 背景色

セルの背景色を変更します。

・罫線

セルの罫線を設定します。

重複データのルールを選択

⑤.設定の完了

「OK」ボタンをクリックして設定を完了します。

設定の完了

重複データの強調表示の応用

重複データの強調表示を活用することで、さまざまなデータ管理のシナリオに対応できます。

・顧客リストの重複チェック

顧客リストで同じ名前や電話番号が重複して入力されている場合に強調表示します。

・在庫リストの重複チェック

在庫リストで同じ商品コードが重複して入力されている場合に強調表示します。

・出席リストの重複チェック

出席リストで同じ名前が重複して入力されている場合に強調表示します。

重複データを強調表示することで、データの整合性を保ち、入力ミスを防ぐことができます。条件付き書式を活用することで、重複データを簡単に視覚的に識別でき、データ管理が効率的に行えるようになります。重複データの強調表示を設定する手順を理解し、Excelでのデータ管理に役立てましょう。

数式を使った条件付き書式

より複雑な条件に基づいて書式を設定する場合は、数式を使うことができます。例えば、特定の条件を満たす場合にセルの色を変更するなどのカスタマイズが可能です。

条件付き書式を活用することで、視覚的なフィードバックを得られ、ミスを早期に発見できます。

Excelの条件付き書式では、数式を使ってより柔軟な条件を設定することができます。数式を用いることで、セルの値だけでなく、他のセルの値や特定の計算結果に基づいてセルの書式を変更することが可能です。以下に、数式を使った条件付き書式の設定手順を詳しく説明します。

数式を使った条件付き書式を設定する手順

①.セル範囲の選択

条件付き書式を適用したいセル範囲を選択します。例えば、A1からA10までのセルに設定したい場合、これらのセルを選択します。

セル範囲の選択

②.条件付き書式を開く

 「ホーム」タブをクリックし、「スタイル」グループの中にある「条件付き書式」ボタンをクリックします。

条件付き書式を開く

③.新しいルールの作成

ドロップダウンメニューから「新しいルール」を選びます。

新しいルールの作成

 ④.ルールの種類を選択

「新しい書式ルール」ダイアログボックスが表示されます。

「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。

ルールの種類を選択

⑤.数式の入力

「次の数式を満たす場合に値を書式設定」ボックスに、条件となる数式を入力します。

数式は選択した範囲の最初のセルを基準に記述します。例えば、A1からA10のセルに対してA1の値が10より大きい場合に強調表示するには、=A1>10と入力します。

数式の入力

⑥.書式の設定

 「書式」ボタンをクリックし、条件を満たすセルの書式を設定します。例えば、文字の色を赤に変更したり、背景色を黄色に設定したりします。

書式の設定
書式の設定

⑦.設定の完了

「OK」ボタンをクリックし、「新しい書式ルール」ダイアログボックスを閉じます。

さらに「条件付き書式ルールの管理」ダイアログボックスでも「OK」をクリックして設定を完了します。

設定の完了
設定の完了
設定の完了

数式を使った条件付き書式の例

以下に、数式を使った条件付き書式のいくつかの具体例を示します。

①.他のセルの値に基づく条件付き書式

 例: B列の値がC列の値より大きい場合、B列のセルを強調表示する。

数式: =B1>C1

他のセルの値に基づく条件付き書式
他のセルの値に基づく条件付き書式
他のセルの値に基づく条件付き書式
他のセルの値に基づく条件付き書式

②.特定の文字列を含む場合

例: A列のセルに「完了」という文字列が含まれる場合に強調表示する。

数式: =ISNUMBER(SEARCH(“完了”,A1))

特定の文字列を含む場合
特定の文字列を含む場合
特定の文字列を含む場合
特定の文字列を含む場合

③.奇数行を強調表示

 例: データの奇数行を強調表示する。

数式: =ISEVEN(ROW())

奇数行を強調表示
奇数行を強調表示

④.特定の範囲の合計に基づく条件付き書式

例: D1からD10のセルの合計が100を超える場合に強調表示する。

 数式: =SUM($D$1:$D$10)>100

特定の範囲の合計に基づく条件付き書式
特定の範囲の合計に基づく条件付き書式

数式を使った条件付き書式を設定することで、Excelのデータをより柔軟かつ高度に管理することができます。数式を用いることで、特定の条件に基づいてセルの書式を自動的に変更し、データの視覚的な整理や重要な情報の強調表示が可能になります。数式を使った条件付き書式の設定手順を理解し、Excelでのデータ管理に役立てましょう。

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